Digitalización certificada de documentos

 

Cuatro Haciendas 

El módulo homologado por la Agencia Tributaria, por el Departamento de Hacienda Finanzas y Presupuestos de Álava y por el Departamento de Hacienda y Finanzas de Bizkaia, permite la digitalización certificada de documentos así como la conservación y custodia de la información en las condiciones de seguridad y orden adecuado, adoptando medidas preventivas que aseguran la perdurabilidad de los documentos, tales como sistemas de copia y recuperación.

 

docsPara la digitalización no es necesario clasificar documentos. El sistema saber discriminar entre ofertas de compra, albaranes, facturas y pedidos, así que se escanean en bloque.

 

 

pagsNo hay problema porque un documento contenga varias páginas, estén impresos por ambas caras o intercalen páginas en blanco.

 

 

El archivo digital permite la eliminación del archivo físico de facturas y albaranes, atender rápidamente actuaciones fiscales de inspección, localizar rápidamente cualquier documentación, etc., consiguiendo un importante ahorro de recursos humanos, al mismo tiempo que un incremento de la productividad.

 

Reconocimiento óptico de la información

 

Sistema inteligente de reconocimiento de facturas y otros documentos, basado en OCR (Reconocimiento óptico de caracteres), con el apoyo de plantillas definibles por el usuario, que permite eliminar prácticamente por completo la rutinaria manipulación manual de los documentos dentro de la empresa (albaranes de compra, facturas, etc.).

 

Dispone de tres métodos para extraer los datos desde los documentos digitalizados, bien se trate de facturas, albaranes u otros documentos:

 

1.- Procesar bloques de documentos (automático):

Se depositan en la bandeja del escáner y se inicia el proceso. El sistema detecta primero de qué tipo de documento se trata, se extraen los datos, se realiza una primera revisión de las reglas de validación y seguidamente se envían al ERP de gestión.

 

2.- Introducción mixta (semi-automático):

El sistema reconoce algunos datos, y el resto se pueden introducir manualmente o mediante la extracción de valores de una región específica en el documento, seleccionada por el usuario.

 

3.- Introducción manual:

Alternativa a la introducción manual tradicional, aunque partiendo de un documento digitalizado. Sin aplicar ninguna plantilla, el operador marca directamente las regiones desde las cuales se van reconociendo los datos. Estos se asocian al dato del concepto correspondiente.

 

Estos sistemas permiten procesar rápidamente más documentos, en menos tiempo y con menos recursos y que ningún documento se traspapele.

reconocimiento 

 

Conectividad con aplicaciones ERP

La información procesada por el gestor documental DocGes puede integrarse por métodos automáticos con diferentes aplicaciones ERP.

 

1.- Identificación de documentos por código de barras:

codigo barras

DocGes incorpora funciones de reconocimiento de códigos de barras, que permiten la digitalización masiva de documentos y su renombrado automático, en función a un código de barras contenido en el documento digitalizado.

 

2.- Visión Artificial:

logo vision artificial

Creación de pedidos de clientes, albaranes de compra y facturas recibidas en las aplicaciones ERP de Programación Integral Baseges, Distribución, Baseges SQL, Pimesoft y Pimesoft SQL.

BaseGes  Baseges para Distribuidores  BaseGes SQL Pimesoft  Pimesoft SQL

 

3.- Generación automática de documentos en otros ERPs:

erp

DocGes pone a disposición de cualquier aplicación ERP, la imagen digitalizada y la información obtenida durante el proceso de OCR, para que éstas la incorporen automáticamente a sus bases de datos.

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