01 Marzo

PASO A PASO: Cómo preparar el cierre contable del ejercicio 2018

A modo de resumen, de cara al cierre del ejercicio 2018, describimos los pasos que te facilitarán el cierre contable a través de la aplicación de gestión (Baseges, Baseges SQL, Baseges Distribución, Pimesoft o Pimesoft SQL). Recuerda que nuestro Departamento de Soporte está a tu disposición para prestarte la asistencia que precises.

 

1.- Control de inventario. Regularización de existencias.

2.- Traspaso de largo plazo a corto plazo de deudas.

3.- Periodificación.

4.- Amortizaciones.

5.- Provisiones.

6.- Impuesto de sociedades.

7.- Procesos previos a la regularización y cierre contable.

8.- Regularización y cierre contable.

 

  • 1.- Control de inventario. Regularización de existencias

Hay dos formas de controlar el inventario para obtener la valoración del mismo:

1.- Contando el almacén: realizaremos un control de inventario físico del almacén e introduciremos en la aplicación una regularización de existencias”.

2.- Emitimos un listado de los artículos que hay en el sistema y corrigiendo las diferencias de cantidades a través de partes de mermas.

Pasamos a detallar cada una de ellas:

1.- Contar físicamente el almacén e introducir un parte de regularización de existencias por el stock real del almacén con la fecha en la que se ha realizado el conteo. La fecha del parte introducido es muy importante, porque al introducir un parte de regularización de existencias, el stock introducido en tal parte prevalece sobre los movimientos anteriores, será el que se tenga en cuenta desde el momento de su introducción en adelante. La aplicación desprecia todos los movimientos anteriores a la regularización de existencias (documentos de compra, de venta y traspasos entre almacenes) y partiendo de la misma, considera los movimientos de stock posteriores para hacer el recálculo y darnos la situación actual de existencias.

¿Cómo introduzco el parte de regularización de existencias en la aplicación?

A.- Manualmente:

Gestión --> Ventas --> Traspasos entre almacenes.

Seleccionamos el tipo de parte “Regularización de existencias” con la fecha del conteo del almacén e incluiremos las cantidades de los artículos que hemos contado en el almacén. Aquellos artículos que están en la aplicación y de los que no hay unidades físicas en el almacén en ese momento, debemos introducirlos con cantidad cero.

Existe la opción de pegar artículos en bloque desde el árbol de artículos. 

1 Control inventario Regularización existencias 1

CASUÍSTICA: Quiero dejar con cero unidades el stock de todos los artículos del almacén y posteriormente pasar el conteo físico que he hecho del material.
En este caso, debemos introducir en el sistema un parte de tipo “Inicialización existencias”. Este proceso inicializa a cero el stock de los artículos y de todos los almacenes.

 2 Parte Inicialización existencias

Indicamos la fecha en la que queremos dejar a cero el stock del almacén, el tipo de parte “Inicialización de existencias” y no es necesario introducir ningún artículo, simplemente guardar. No aparece un mensaje que aceptaremos para que se inicie el proceso:

3 Parte Inicialización existencias 2

Una vez concluido el proceso de inicialización de existencias, debemos introducir los partes de tipo “Existencias iniciales” con el contenido de los distintos almacenes de la empresa.

A efectos de cálculo del stock de los almacenes, se tomará como fecha inicial la fecha del último parte de tipo “Inicialización existencias” que se encuentre en los límites definidos en el informe de cálculo.

B.- Automáticamente:

Dentro del programa tenemos una herramienta que permite generar el parte de regularización de existencias de forma automática a partir de un informe general de artículos. Esto nos agilizará el trabajo de entrar en la aplicación las cantidades contadas en el almacén.

Gestión --> Informes --> Informe general de artículos

4 Informe general de artículos

Al calcular el informe general de artículos son muy importantes los filtros que se utilicen al calcular el mismo:

Incluir - Se marcarán todos los tipos de documentos.

Periodo - Desde la fecha en que se hizo el último parte de regularización de existencias (si existe alguno) o desde la fecha en que se comenzó a trabajar con el programa, hasta el día en que se lanza el proceso.

Consolidado - Marcado

Por almacenes - Marcado

5 Filtros informe general de artículos

 

Se ejecutará el informe, y en la solapa "Total artículos" hay que hacer clic en el botón "Acumular" que aparece en la esquina inferior derecha, y aparecerá una subpantalla, en la que se deberá marcar el check "Generar parte existencia a fecha", indicando como fecha, la fecha en que se ha hecho el recuento físico real del stock en el almacén, y en "Parte del tipo", se indicará "Regularización de existencias". El apartado de “Acumular stock” tiene que estar desmarcado. Al aceptar la pantalla, aparecerá un mensaje indicando el número de parte generado en “Traspasos entre almacenes”, pudiendo acceder al mismo para su modificación.

6 Filtros generar parte regularización existencias

 Tenemos que modificar:

a) las cantidades de los artículos que tenemos en el parte y en el inventario que sean incorrectas con respecto al stock real contado en el almacén;
b) los artículos que aparecen en el parte y no en el conteo de almacén: les colocaremos cantidad cero en la regularización;
c) los artículos que no aparecen en el parte y sí en el conteo de almacén: añadiremos en la regularización las referencias de los artículos y sus cantidades.

2.- Sacando un listado de los artículos que hay en el almacén en ese momento y corrigiendo las diferencias de cantidades a través de los correspondientes partes.

Se calculará un informe general de artículos de la misma forma que se ha hecho en el apartado anterior, pero al final no se hará el proceso de acumulación, sino que en la pantalla de Traspasos entre almacenes, se introducirán partes de:

“Existencias iniciales”: para introducir artículos que se tienen en stock cuando se empieza a trabajar con el programa.

“Mermas”: Para dar de baja en el almacén las cantidades de artículos que han sufrido deterioros. Tener en cuenta que al introducir las cantidades en positivo, restan del stock del almacén.

7 Tipos partes existencias iniciales y mermas

A nivel de gestión comercial, el último paso es asegurarnos de que el stock introducido en el correspondiente parte de regularización de existencias, o las variaciones de stock introducidas a través de partes tipo merma u otros, quedan correctamente reflejados en el stock de la ficha de los artículos. Se calculará un informe general de artículos, de la misma forma que se ha calculado anteriormente para generar el parte de regularización de existencias, con los mismos filtros, excepto los filtros de fechas- Como filtros de fechas se deberá poner desde la fecha del parte de regularización de existencias que se ha generado, o del último existente en el caso de haber regularizado el stock mediante partes tipo mermas u otros, hasta la fecha en que se lanza el proceso. Una vez calculado, en la solapa "Total artículos" hay que hacer clic en el botón "Acumular" que aparece en la esquina inferior derecha, y aparecerá una subpantalla, en la que se deberá marcar la primera opción y la tercera, "Actualizar stock artículo", y "Actualizar stock por almacenes", de esta forma nos aseguramos de que el stock queda correcto en las fichas de los artículos y en los almacenes.

8 Acumular stock

De este último informe general de artículos que se ha calculado, se sacará la correspondiente valoración del stock que tiene que figurar en las cuentas anuales.

Si las existencias han sufrido pérdidas de valor en el ejercicio, se puede dotar la correspondiente provisión por depreciación de existencias, mediante un asiento manual.

El asiento de regularización de existencias también se realiza mediante un asiento manual.

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  • 2.- Traspaso de largo plazo a corto plazo de deudas

A fecha 31 de diciembre se procederá a hacer el asiento de traspasos de las deudas de largo plazo a corto plazo. Este asiento se realiza de forma manual en entrada de asientos o por asientos predefinidos.

9 Traspaso deudas de largo a corto plazo

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  • 3.- Periodificación

Al final del ejercicio se realizarán los asientos por la periodificación de los ingresos, gastos e intereses pagados y cobrados por anticipado, para imputar los mismos al ejercicio siguiente, que es al que realmente corresponden. Con la correcta periodificación se logra imputar a la cuenta de resultados del año que se cierra únicamente los ingresos y gastos correspondientes al mismo.
Estos asientos de periodificación se pueden introducir en el sistema de dos formas:

Mediante asientos manuales
Desde Contabilidad –> Entrada de datos -> Entrada de asientos

10 Asiento manual periodificación

Mediante Asientos Predefinidos

Para introducir un asiento predefinido, se accederá a la pantalla "Introducción asientos predefinidos".

 11 Introducción asientos predefinidos

Una vez situados en la pantalla "Introducción asientos predefinidos", se hará clic en el botón "Abrir nuevo formato", de esta forma se accede al árbol de asientos predefinidos y se selecciona el que queremos utilizar en cada caso. Se hace clic en el botón "Capturar", y el asiento predefinido se carga en la pantalla de "Introducción asientos predefinidos".

 12 Selección asiento predefinido

Lo único que queda es situarse sobre cada una de las líneas del asiento que aparecen en la parte de abajo, y en la zona de trabajo, zona media de la pantalla a la derecha, indicar la fecha del asiento, la cuenta contable para esa línea a 9 dígitos, si va al Debe o al Haber, y el importe para esa línea del asiento. Cuando ya están todos los datos del asiento correctamente rellenados, al hacer clic en el botón "Guardar asiento", el asiento ya queda debidamente guardado en la contabilidad como un asiento contable más.

13 Guardar asiento predefinido

** Existe un apartado dentro de la aplicación para modificar las plantillas de los asientos predefinidos y guardar tales cambios para posteriores ejecuciones de los mismos **.

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  • 4.- Amortizaciones

Las amortizaciones de los inmovilizados se introducen a través de la gestión comercial.
En primer lugar se tienen que dar de alta las correspondientes fichas de los inmovilizados, para ello se accederá al "Fichero de inmovilizados" (Gestión --> Ficheros auxiliares --> Cuentas de inmovilizado).

Para cada inmovilizado se indicarán los datos correspondientes a la fecha de compra, fecha de inicio de amortización con la aplicación, valor de adquisición, valor residual, años, porcentaje de amortización y periodicidad del asiento de amortización (mensual, trimestral, semestral o anual). Una vez que se tiene la información, se hará clic sobre el botón "Generar cuotas" y de esta forma se calcularán en la ficha del inmovilizado de forma automática sus cuotas de amortización. El sistema calcula las cuotas de amortización de forma lineal. 

14 Crear ficha inmovilizado

Una vez que se tienen las fichas de los inmovilizados correctamente creadas, se procederá a la contabilización de la cuota correspondiente al año que estamos cerrando, para ello accederemos a la pantalla de "Contabilización de amortizaciones" (Gestión --> Ficheros auxiliares --> Contabilización de amortizaciones), en la que se puede filtrar por fechas y cuentas de inmovilizado, de forma que al hacer clic en el botón "Mostrar" aparecerán todas las cuotas de amortización pendientes de contabilizar que cumplan los filtros indicados (provenientes del fichero de inmovilizados). En tal listado se pueden marcar y desmarcar las líneas que se quieran contabilizar o no, y una vez seleccionadas las correspondientes, al hacer clic en el botón "Contabilizar", se realiza el asiento contable de las amortizaciones.

15 Contabilización de amortizaciones

 En las fichas de los inmovilizados de la gestión comercial quedarán las cuotas como ya contabilizadas (S).

 16 Cuotas marcadas como contabilizadas

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  • 5.- Provisiones

Al final de año se pueden dotar provisiones que recojan la pérdida reversible de valor que pueden sufrir los inmovilizados, así como posibles pérdidas o gastos futuros.

Los asientos de las provisiones se pueden introducir como asientos manuales, o mediante asientos predefinidos, de la misma forma que los asientos de periodificación (apartado 3.- Periodificación). 

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  • 6.- Impuesto de sociedades

El asiento correspondiente al impuesto de sociedades, se introducirá como un asiento manual o por asientos predefinidos.

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  • 7.- Procesos previos a la regularización y cierre contable

Antes de realizar los procesos de regularización y cierre del ejercicio contable, se deben realizar los siguientes procesos:

1.- Revisar que no haya asientos descuadrados en la contabilidad. Tal información se puede obtener desde la pantalla "Visualizar incidencias / asientos descuadrados". (Contabilidad --> Procesos Contables --> Asientos descuadrados). Si esta pantalla muestra algún asiento, habrá que revisarlos y modificarlos para que queden correctos.

2.- Revisión de saldos. La aplicación comprueba si existe alguna incidencia o descuadre en la contabilidad. Este proceso, es necesario hacerlo en este momento, pero es conveniente realizarlo periódicamente durante el año, como mantenimiento de la integridad de la contabilidad. 

17 Revisión de saldos 

3.- Renumeración de asientos. La finalidad de realizar una renumeración de asientos es rellenar los huecos de asientos contables que han sido anulados, para que al listar un diario de movimientos, no existan saltos en la numeración de los mismos.

Para realizar este proceso accedemos a Contabilidad -> Procesos Contables -> Renumeración de asientos y seleccionamos la opción de renumeración que consideremos oportuna.

18 Renumeración de asientos

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  •  8.- Regularización y cierre contable

Una vez tengamos introducidos en la aplicación todos los asientos correspondientes al ejercicio, procederemos al cierre del mismo. La aplicación realizará los asientos de regularización y cierre del ejercicio y el asiento de apertura del siguiente.

Tenemos que acceder a Contabilidad -> Procesos Contables -> Regularización, cierre y apertura del ejercicio.

Para poder hacer el cierre del ejercicio tiene que estar abierto el siguiente. Normalmente este proceso ya se ha hecho con anterioridad accediendo a la solapa “Aperturar ejercicio”

 19 Aperturar ejercicio

A continuación, desde la solapa "Contabilizar" se lanzará el proceso correspondiente para que el programa realice automáticamente el asiento de regularización del año que se cierra (grupos 6 y 7), el asiento de cierre del año que se cierra (del grupo 1 al 5), y el asiento de apertura del nuevo año (del grupo 1 al grupo 5). Para ello se indicará como "Fecha regularización / cierre" el 31 de diciembre del año que se cierra, como "Fecha de valor de la apertura" el 1 de enero del siguiente año, y como "Cuenta de los resultados del ejercicio" normalmente la cuenta 129, se marcarán los tres checks para que realice los correspondientes asientos, y se hará clic en el botón "Confeccionar asientos".

20 Ejecutar asientos regularización cierre y apertura

Para finalizar, desde la solapa "Cerrar ejercicio" se cerrará el ejercicio contable que estamos finalizando, para que no pueda ser modificada la contabilidad del mismo.

21 Cerrar ejercicio

El proceso de cierre del ejercicio contable es reversible, se puede reabrir el ejercicio contable que se ha cerrado previamente, desde la solapa "Reabrir Ejercicios Cerrados" en el caso de que sea necesario modificar su contabilidad.

22 Reabrir ejercicios cerrados

Una vez realizados los cambios necesarios habrá que volver a lanzar el proceso que genere los asientos de regularización, cierre y apertura descrito anteriormente.

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