25 Febrero

PASO A PASO: Control de stocks, inventario, regularización de existencias

Llega un momento en el que contamos el material que tenemos en el almacén y queremos introducir el inventario en el programa, ¿cómo lo hacemos?.

Normalmente empezamos a trabajar con nuestro programa de gestión (BASEGES, PIMESOFT) sin haber introducido las existencias que tenemos inicialmente en el almacén y pasamos documentos de compra y documentos de venta que van generando un determinado stock. En la mayor parte de las ocasiones el stock que nos muestra la aplicación difiere de la realidad por el hecho de no haber informado al programa de cuál era nuestro stock inicial.

CREAMOS UN PARTE DE REGULARIZACIÓN DE EXISTENCIAS

1.- Accedemos al apartado de “Traspasos entre almacenes”

1 Acceso Traspasos entre almacenes

 

2.- Indicamos la fecha real del conteo físico de los productos a regularizar. Si el conteo del almacén se va a realizar en varios días es recomendable que se cree un nuevo registro, es decir, un nuevo parte de regularización cada día con lo que realmente ha sido contado ese día.
Seleccionaremos tipo de parte “Regularización de existencias” (al introducir un parte de regularización de existencias, el stock introducido en tal parte, será el que se tenga en cuenta desde el momento de su introducción en adelante, ya que los movimientos de compra y venta de los artículos con fecha anterior a la del parte de regularización de existencias no se tendrán en cuenta para recalcular el stock).

2 Parte Regularización de existencias

3.- Rellenamos la rejilla del parte con los datos necesarios (Referencia, almacén y cantidad) y lo guardamos.

3 Introducción datos parte

4.- Una vez introducido el inventario a través de partes de “Regularización de existencias” debemos ejecutar el proceso de acumulación para que el sistema nos muestre el stock real que tenemos y lo traspase a la ficha del artículo.

Para realizar este proceso debemos:

1.- Acceder al “Informe general de artículos”

4 Acceso Informe general de artículos

 

2.- El “Informe general de artículos” nos calcula el stock de cada artículo según los movimientos e inventarios realizados dentro del rango de fechas indicado.
Para poder acumular es importante marcar todos los tipos de documentos y los checks de “Consolidado” y “Por almacenes”

5 Checks Informe general de artículos

 

La regularización puede ser hecha únicamente de una parte del almacén y en este caso, en la zona central de filtros podemos filtrar sólo por esa familia o familias que hemos inventariado. El informe y la acumulación sólo afectaría a esa parte del almacén.
Si se dispone de dos o más almacenes, podemos filtrar por un solo almacén. El problema será que a la hora de acumular no podremos calcular el stock global (la suma de todos los almacenes). Sólo quedaría regularizado ese almacén concreto.

 

En la parte de debajo de la pantalla los filtros deberían encontrarse en este estado:

6 Filtros pie Informe general de artículos

 

En la configuración de la pantalla del “Informe general de artículos” hay que tener marcado el check “Informe avanzado”:

 12 Configuración informe avanzado

 

3.- Ejecutar el informe y en la solapa “Total artículos” marcar el botón “Acumular” y aparecerá una pantalla en la que se deberá marcar la opción de “Actualizar stock artículo” y “Actualizar stock por almacenes”. De esta forma nos aseguramos de que el stock queda correcto en las fichas de los artículos y en los almacenes.

7 Configuración acumulación de stock

 

CASUÍSTICA: Quiero dejar con cero unidades el stock de los artículos del almacén y posteriormente pasar el conteo físico que he hecho del material.
 

En este caso, debemos introducir en el sistema un parte de tipo “Inicialización existencias”. Este proceso inicializa a cero el stock de los artículos y de todos los almacenes.

8 Parte Inicialización existencias

 

Indicamos la fecha en la que queremos dejar a cero el stock del almacén, el tipo de parte “Inicialización de existencias” y no es necesario introducir ningún artículo, simplemente guardar. No aparece un mensaje que aceptaremos para que se inicie el proceso:

9 Parte Inicialización existencias 2

 

Una vez concluido el proceso de inicialización de existencias, debemos introducir los partes de tipo “Existencias iniciales” con el contenido de los distintos almacenes de la empresa.
A efectos de cálculo del stock de los almacenes, se tomará como fecha inicial la fecha del último parte de tipo “Inicialización existencias” que se encuentre en los límites definidos en el informe de cálculo.

 

CASUÍSTICA: ¿Cómo regularizar artículos que llevan control de lote o número de serie?

 

Hay que introducir un parte del tipo “Regularización de existencias” y pasar de cada artículo una línea por cada lote o número de serie que queremos regularizar con las unidades correspondientes.

11 Regularización artículos con lote o nº serie

 

NOTA: En la configuración de la pantalla del “Informe general de artículos” hay que tener marcado el check "Informe avanzado".

12 Configuración informe avanzado

 

CASO PARTICULAR: En el supuesto en el que no hemos realizado una inicialización de existencias previa al conteo del almacén y el stock de los artículos con control de lote o número de serie que nos muestra la aplicación difiera mucho de la realidad, debido a que llevamos mucho tiempo sin hacer inventario o incluso nunca lo hayamos introducido en el sistema, es más conveniente dejar a cero el stock de estos artículos y seguidamente introducir los lotes o números de serie que hemos contado. De esta forma, lotes o números de serie que se mostraban en un informe general de artículos previo al conteo del almacén y que físicamente no existen, ya desaparecen al introducir el inventario.

 

En este caso debemos introducir un parte del tipo “Existencias iniciales” con la fecha en la que hemos contado estos artículos y para cada referencia se pasa una primera línea con el código del artículo, el almacén de desino y cantidad cero unidades y nos indica el sistema que inicialmente dejará regularizado a cero el stock de cualquier lote o número de serie disponible para esa referencia:

13 Regularizar artículo lote o nº serie con existencias iniciales

 

Aceptamos y esta línea toma el color azul, se denomina “línea de cabecera” y seguidamente tecleamos la misma referencia con cada lote o número de serie distintos que queramos dar de alta en nuestro stock.

14 Introducción cantidades lotes

Si en el mismo parte queremos regularizar varias referencias repetiremos el mismo proceso una y otra vez.

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