A modo de resumen, de cara al cierre del ejercicio 2011, le describimos los pasos que le facilitarán el cierre contable a través de su aplicación de gestión (BaseGes Win32, BaseGes SQL, BaseGes Distribución, PimeSoft o PimeSoft SQL).

Recuerde que nuestro Departamento de Soporte está a su disposición para prestarle la asistencia que precise.

1.- Control de inventario. Regularización de existencias.

2.- Traspaso de largo plazo a corto plazo de deudas.

3.- Periodificación.

4.- Amortizaciones.

5.- Provisiones.

6.- Declaración de IVA.

7.- Impuesto de sociedades.

8.- Procesos previos a la regularización y cierre contable.

9.- Regularización y cierre contable.

• 1.- Control de inventario. Regularización de existencias.

Para regularizar el stock hay dos formas:

1.- Contar físicamente el almacén e introducir un parte de regularización de existencias  por el stock real del almacén en tal momento. La fecha del parte de "regularización de existencias" tiene que coincidir con la fecha en que se ha hecho el recuento físico real del stock en el almacén. La fecha del parte introducido es muy importante, porque al introducir un parte de regularización de existencias, el stock introducido en tal parte, será el que se tenga en cuenta desde el momento de su  introducción en adelante, ya que los movimientos de compra y venta de los artículos con fecha anterior a la del parte de regularización de existencias, no se tendrán en cuenta para recalcular el stock.

Hay dos formas de introducir el parte de regularización de existencias en el programa:

Manualmente:

Gestión --> Ventas --> Traspasos entre almacenes. Al generar un parte de regularización de existencias, es posible pegar artículos en bloque desde el árbol de artículos.

Automáticamente:

Dentro del programa tenemos una herramienta para generar este parte de regularización de existencias automáticamente de forma que una vez generado, sólo haya que abrir tal parte y modificar las cantidades que sean incorrectas con respecto al stock real contado en el almacén e introducir nuevos artículos en caso de que sea necesario. La forma de generar este parte de regularización de existencias de forma automática es, desde el informe general de artículos:

Gestión .--> Informes --> Informe general de artículos.

Al calcular el informe general de artículos son muy importantes los filtros que se utilicen  al calcular el mismo:

Incluir - Se marcarán todos los tipos de documentos.

Periodo - Desde la fecha en que se hizo el último parte de regularización de existencias (si existe alguno) o desde la fecha en que se comenzó a trabajar con el programa, hasta el día en que se lanza el proceso.

Consolidado - Marcado

Por almacenes - Marcado

Se ejecutará el informe, y en la solapa "Total artículos" hay que hacer clic en el botón "Acumular" que aparece en la esquina inferior derecha, y aparecerá una subpantalla, en la que se deberá marcar el último check "Generar parte existencia a fecha", indicando como fecha, la fecha en que se ha hecho el recuento físico real del stock en el almacén, y en "Parte del tipo", se indicará "Regularización de existencias". Al aceptar tal pantalla, aparecerá un mensaje indicando el número de parte generado en la pantalla de traspasos entre almacenes, pudiendo acceder al mismo para su modificación. 

2.- Sacando un listado de los artículos que se tienen en el almacén en ese momento y corrigiendo las diferencias de cantidades a través de los correspondientes partes. 

Se calculará un informe general de artículos de la misma forma que se ha hecho en el apartado anterior, pero al final no se hará el proceso de acumulación, si no que en la pantalla de Traspasos entre almacenes, se introducirán partes de:

Existencias iniciales: para introducir articulos que se tienen en stock cuando se empieza a trabajar con el programa.

Mermas: Para dar de baja en el almacén las cantidades de artíulos que han sufrido deterioros. Tener en cuenta que al introducir en el mismo las cantidades en positivo, restan del stock del almacén.

A nivel de gestión comercial, el último paso es asegurarnos de que el stock introducido en el correspondiente parte de regularización de existencias, o las variaciones de stock introducidas a través de partes tipo merma u otros, quedan correctamente reflejados en el stock de la ficha de los artículos. Se calculará un informe general de artículos, de la misma forma que se ha calculado anteriormente para generar el parte de regularización de existencias, con los mismos filtros, excepto los filtros de fechas- Como filtros de fechas se deberá poner desde la fecha del parte de regularización de existencias que se ha generado, o del último existente en el caso de haber regularizado el stock mediante partes tipo mermas u otros, hasta la fecha en que se lanza el proceso. Una vez calculado, en la solapa "Total artículos" hay que hacer clic en el botón "Acumular" que aparece en la esquina inferior derecha, y aparecerá una subpantalla, en la que se deberá marcar la primera opción y la tercera, "Actualizar stock artículo", y "Actualizar stock por almacenes", de esta forma nos aseguramos de que el stock queda correcto en las fichas de los artículos y en los almacenes.

De este último informe general de artículos que se ha calculado, se sacará la correspondiente valoración del stock que tiene que figurar en las cuentas anuales.

Si las existencias han sufrido pérdidas de valor en el ejercicio, se puede dotar la correspondiente provisión por depreciación de existencias, mediante un asiento manual.

El asiento de regularización de existencias también se realiza mediante un asiento manual.

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• 2.- Traspaso de largo plazo a corto plazo de deudas

A fecha 31 de diciembre se procederá a hacer el asiento de traspasos de las deudas de largo plazo a corto plazo. Este asiento se realiza de forma manual en entrada de asientos o por asientos predefinidos.

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• 3.- Periodificación

Al final del ejercicio se realizarán los correspondientes asientos por la periodificación de los ingresos, gastos, e intereses pagados y cobrados por anticipado, para imputar los mismos al ejercicio siguiente, que es al que realmente corresponden, de esta forma se logra imputar a la cuenta de resultados del año que se cierra, sólamente los ingresos y gastos correspondientes al mismo.

Estos asientos de periodificación se pueden realizar de dos formas:

Manualmente.

Mediante asientos manuales.

Mediante Asientos Predefinidos.

Para introducir un asiento predefinido, se accederá a la pantalla "Introducción asientos predefinidos".

Una vez situados en la pantalla "Introducción asientos predefinidos", se hará clic en el botón "Abrir nuevo formato", de esta forma se accede al árbol de asientos predefinidos en el que se selecciona el asiento predefinido que queremos utilizar en cada caso. Se hace clic en el botón "Capturar", y el asiento predefinido se carga en la pantalla de "Introducción asientos predefinidos". Lo único que queda es situarse sobre cada una de las líneas del asiento que aparecen en la parte de abajo, y en la zona de trabajo, zona media de la pantalla a la derecha, indicar la fecha del asiento, la cuenta contable para esa línea a 9 dígitos, si va al Debe o al Haber, y el importe para esa línea del asiento. Cuando ya están todos los datos del asiento correctamente rellenados, al hacer clic en el botón "Guardar asiento", el asiento ya queda debídamente guardado en la contabilidad como un asiento contable más.

** Existe un apartado dentro de la aplicación para modificar las plantillas de los asientos predefinidos y guardar tales cambios para posteriores ejecuciones de los mismos **.

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• 4.- Amortizaciones

Las amortizaciones de los inmovilizados se introducen a través de la gestión comercial.

En primer lugar se han de dar de alta las correspondientes fichas de los inmovilizados, para ello se accederá al "Fichero de inmovilizados" (Gestión --> Ficheros auxiliares --> Cuentas de inmovizado).

Para cada inmovilizado se indicarán los datos correspondientes a la fecha de compra, fecha de inicio de amortización con la aplicación , valor de adquisición, valor residual, años y porcentaje de amortización. Una vez que se tiene la información, se hará clic sobre el botón "Generar cuotas" y de esta forma se calcularán en la ficha del inmovilizado de forma automática sus cuotas de amortización. El sistema calcula las cuotas de amortización de forma lineal.

Una vez que ya se tienen las fichas de los inmovilizados correctamente creadas, se procederá a la contabilización de la cuota correspondiente al año que estamos cerrando, para ello accederemos a la pantalla de "Contabilización de amortizaciones" (Gestión --> Ficheros auxiliares --> Contabilización de amortizaciones), en la que se puede filtrar por fechas y cuentas de inmovilizado, de forma que al hacer clic en el botón "Mostrar" aparecerán todas las cuotas de amortización pendientes de contablizar que cumplan los filtros indicados (provenientes del fichero de inmovilizados). En tal listado se pueden marcar y desmarcar las líneas que se quieran contabilizar o no, y una vez seleccionadas las correspondientes, al hacer clic en el botón "Contabilizar", se realiza el asiento contable de las amortizaciones, y tales cuotas quedan en gestión comercial marcadas como ya contabilizadas.

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• 5.- Provisiones.

Al final de año se pueden dotar provisiones que recojan la pérdida reversible de valor que pueden sufrir los inmovilizados, así como posibles pérdidas o gastos futuros.

Los asientos de las provisiones se pueden introducir como asientos manuales, o mediante asientos predefinidos, de la misma forma que los asientos de periodificación (apartado 3.- Periodificación).

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• 6.- Declaración de IVA.

Es necesario realizar la declaración del IVA del cuarto trimestre (presentación iva trimestral), o del mes de diciembre (presentación iva mensual), antes de cerrar el ejercicio contable. Acceda al artículo IVA, la declaración trimestral paso a paso.

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• 7.- Impuesto de sociedades.

El asiento correspondiente al impuesto de sociedades, se realizará como un asiento manual o por asientos predefinidos.

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• 8.- Procesos previos a la regularización y cierre contable.

Antes de realizar los procesos de regularización, y cierre del ejercicio contable, se deben realizar los siguientes procesos:

1.- Revisar que no haya ningún asiento descuadrado en la contabilidad. Tal información se puede obtener desde la pantalla "Visualizar incidencias / asientos descuadrados". (Contabilidad --> Procesos contables --> Asientos descuadrados). Si esta pantalla muestra algún asiento, habrá que revisarlos y modificarlos para que queden correctos.

2.- Revisión de saldos. La aplicación comprueba si existe alguna incidencia o descuadre en la contabilidad. Este proceso, es necesario hacerlo en este momento, pero es conveniente realizarlo periódicamente durante el año, como mantenimiento de la integridad de la contabilidad.

3.- Renumeración de asientos. La finalidad de realizar una renumeración de asientos, es rellenar los huecos de asientos contables que han sido anulados, para que al listar un diario de movimientos, no existan saltos en la numeración de los mismos.

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• 9.- Regularización y cierre contable.

Los tres pasos que se deben realizar ahora, se hacen desde la misma pantalla de la gestión comercial "Regularización, Cierre y Apertura del Ejercicio", accesible desde Contabilidad --> Procesos contables --> Regularización, cierre y apertura del ejercicio.

En primer lugar, desde la solapa "Aperturar ejercicio" se abrirá el ejercicio contable siguiente al que se va a cerrar (normalmente este proceso ya se ha hecho con anterioridad).

A continuación, desde la solapa "Contabilizar" se lanzará el proceso correspondiente para que el programa realice automáticamente el asiento de regularización del año que se cierra (grupos 6 y 7), el asiento de cierre del año que se cierra (del grupo 1 al 5), y el asiento de apertura del nuevo año (del grupo 1 al grupo 5). Para ello se indicará como "Fecha regularización / cierre" el 31 de diciembre del año que se cierra, como "Fecha de valor de la apertura" el 1 de enero del siguiente año, y como "Cuenta de los resultados del ejercicio" normalmente la cuenta 129, se marcarán los tres checks para que realice los correspondientes asientos, y se hará clic en el botón "Confeccionar asientos".

Para finalizar, desde la solapa "Cerrar ejercicio" se cerrará el ejercicio contable que estamos finalizando, para que no pueda ser modificada la contabilidad del mismo.

Este proceso de cierre del ejercicio contable es reversible, se puede reabrir el ejercicio contable que se ha cerrado previamente, desde la solapa "Reabrir Ejercicios Cerrados" en el caso de que sea necesario modificar su contabilidad.

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