Si su programa informático de gestión está adecuadamente actualizado para la facturación electrónica no es necesario que contrate los servicios de un tercero, por lo que no debe pagar por cada e-factura que emita.

• ¿Qué es la factura electrónica?

Un fichero con el contenido exigido por ley a cualquier factura, que se puede  transmitir de emisor a receptor por medios telemáticos (de un ordenador a otro) y que posee unas características que aseguran su autenticidad e integridad.

• ¿Qué es facturación electrónica?

Consiste en facturar usando facturas electrónicas.

• ¿Son equivalentes las denominaciones factura electrónica, factura telemática y factura digital?

Sí son equivalentes. Incluso pueden existir otros términos análogos. Así en el lenguaje legal se suele emplear con frecuencia la expresión “remisión por medios electrónicos de facturas”.

• ¿Cuáles son las ventajas de la factura electrónica?

Entre las muchas ventajas de la facturación electrónica se encuentran:

Ahorro de costes.

Mejora de la eficiencia.

Integración con las aplicaciones de gestión internas, de la empresa.

Optimización de la tesorería.

Obtención de información en tiempo real.

Reducción de tiempos de gestión.

Agilidad en la toma de decisiones.

Disminución de costes de los documentos en papel.

Control de acciones erróneas.

Uso eficaz de los recursos financieros.

Flujos de transacciones agilizados.

• ¿Cómo se garantiza la autenticidad del emisor y la integridad del contenido?

El más habitual es firmar la factura con una firma electrónica reconocida.

En el proceso de firma, se usa un certificado de usuario que garantiza la autenticidad del emisor y una huella que garantiza la integridad. Es decir, en caso de modificación de la factura incluida en el fichero de la facturación telemática, la firma es inválida, de lo que nos avisaría nuestro software.

• ¿Por qué es necesaria la firma electrónica reconocida en la factura electrónica?

La firma electrónica es necesaria para garantizar la integridad de la factura. Es decir, permite comprobar que no se ha alterado la información contenida en la factura.

Por otra parte esa firma electrónica es reconocida, para conseguir el mayor grado de seguridad de acuerdo con la Ley de Firma Electrónica 59/2003. Sólo la firma reconocida tiene validez legal igual a la manuscrita.

El presente de la facturación electrónica

Actualmente todas aquellas personas físicas o sociedades mercantiles que emitan facturas a las Administraciones Públicas del Estado han de hacerlo mediante el sistema de factura electrónica. Por otra parte son muchas las empresas que ya usan este sistema electrónico de emisión, envío y recepción de facturas para el resto de operaciones mercantiles.

Con el formato digital es posible disponer de una trazabilidad. Es decir, cuando se manda una factura por correo postal no se sabe si el destinatario la ha recibido, con la factura electrónica, sí. Él tener acceso a esta información, junto al ahorro de costes y la mayor eficiencia en el trabajo administrativo y contable en la empresa son las principales razones por las que la facturación en papel está cediendo terreno a la facturación electrónica.

Habitualmente se piensa que la factura electrónica requiere grandes inversiones y está orientada a empresas con un volumen elevado. Sin embargo, las nuevas tecnologías permiten facturar electrónicamente sin inversiones y sin que la emisión de las e-facturas suponga un gasto, si bien es cierto que no en todas las aplicaciones informáticas de gestión es así.

La e-factura en las aplicaciones de Programación Integral

Las aplicaciones de gestión comercial y contable de Programación Integral tienen la capacidad de enviar y recibir facturas en formato e-factura, siendo ésta una función del programa estándar, sin necesidad de adquirir un módulo adicional. Además usted podrá generar y enviar tantas e-facturas como precise, sin que le cueste un solo céntimo.